Por Álvaro Martínez García
Director del Archivo Municipal de Guadalajara
La labor del archivista implica tener vocación e interés por los instrumentos de información para la preservación, organización, administración y consulta de los diversos fondos documentales, así como detectar aquellos expedientes o materiales archivísticos que requieran de restauración para detener el deterioro, mediante los especialistas en este campo y devolverles esa seguridad para resguardarlos y consultarlos; por su parte, aquéllos que están infectados por hongos, separarlos y transferirlos al departamento de restauración para su tratamiento y que no infecten al resto del repositorio documental.
También debe conocer al menos de manera básica, leyes, reglamentos y disposiciones relacionados con archivística para enterarse de los deberes como sujetos obligados para el buen uso y manejo de los archivos a su cargo.
El origen del archivo en México se remonta a la época virreinal con la creación del archivo de la primera secretaría del virreinato por Antonio de Mendoza en 1535. Cabe mencionar que el 28 de abril de 1792 el Rey Carlos IV emitió las ordenanzas para la fundación de un archivo general para en él, resguardar las noticias más preciosas e interesantes de estos territorios, el 14 de julio de ese mismo año llegaron surcando el mar Atlántico dichos preceptos a la Nueva España.
El Archivo Municipal de Guadalajara es uno de los primeros edificios construidos ex profeso no sólo del Estado de Jalisco, sino de México, fue inaugurado el 6 de diciembre de 1984, participando el arquitecto Ignacio Díaz Morales, quien visitó algunos archivos del viejo continente como de los Estados Unidos de América para que éste cumpliera con los estándares para el resguardo documental.
Los repositorios construidos con doble muro que permiten por medios naturales valores de temperatura y humedad homogéneos a través del año y óptimos para la preservación de los archivos. No cuenta con clima artificial, además es uno de los archivos con mayor riqueza y antigüedad documental de la República, ya que parte con la misma fecha de la fundación de la ciudad de Guadalajara.
Cabe mencionar que la Coordinación Municipal de Gestión Integral de Riesgos, Protección Civil y Bomberos de este Gobierno Municipal de Guadalajara, cumple con una participación conjunta, puesto que permanece en constante vigilancia de los parámetros de seguridad a través de mecanismos de capacitación en lo que hay que hacer ante los agentes perturbadores que puedan dañar no sólo al personal que labora, sino a los bienes archivísticos, por ejemplo, fenómenos hidrometeorológicos, sismos, inundaciones, contaminación, y otros factores que pudieran poner en riesgo a la institución.
El Acervo Histórico contiene asuntos muy trascendentes, ya que concentra el pasado histórico y su consulta es de libre acceso para todos los ciudadanos que lo requieran.
A todos los usuarios que visitan el Archivo por vez primera, se les brinda una orientación sobre el uso, consulta y manejo de sistemas para la búsqueda de algún tema específico, explicando el funcionamiento de los libros índices de correspondencia y del tarjetero, aunque estos todavía se utilizan y son en cierta manera rudimentarios, arrojan resultados eficientes a los consultores.
Se lleva un considerable avance en la digitalización de los materiales para facilitar, en un futuro cercano, el acceso a la información a través de estos mecanismos.
Además cuenta con visitas guiadas a grupos de personas para que conozcan y desde luego se interesen por lo que se resguarda, incluyendo la historia y los diferentes tipos de archivos.
Se permite la utilización de computadoras, tabletas y demás equipos personales como elementos de apoyo para la investigación de los usuarios.
Desde que el visitante llena el formato de consulta y la entrega al personal del acervo, a partir de ese momento se responsabiliza del buen uso y manejo de los instrumentos de consulta. Asimismo, se le solicita el uso de guantes, cubre bocas, haciendo hincapié de no apoyarse o escribir o colocar objetos pesados sobre los archivos o expedientes, de la misma manera realizar alguna anotación, mutilación o sustracción de los mismos.
En cuanto al mal uso del material en consulta, las penalidades están sujetas conforme a la reglamentación y leyes en materia de archivos y aplicables de acuerdo al daño o situación cometida. Afortunadamente, no tenemos conocimiento de alguna situación relacionada con ello, al contrario, la mayoría de los usuarios son muy respetuosos y acatan las disposiciones relacionas con el buen uso y los materiales de consulta.
Para conmemorar el Día del Archivista en México que se celebra el 27 de marzo de cada año, fecha instaurada por el Archivo General de la Nación, realizamos en el Gobierno Municipal de Guadalajara, La Jornada Archivística, en donde involucramos a conferencistas expertos en la materia, desde luego quedan cordialmente invitados apreciados lectores a la siguiente edición del año 2026.
